Sie hat nicht aufgegeben.
Sie hat sich eine Interim HR Managerin geholt.

Kirstens Zeiterfassungsprojekt war im freien Fall. Was dann passierte, zeigt, was externe HR-Unterstützung wirklich bedeutet – fachlich und menschlich.

Kirsten war Personalreferentin eines Mittelständigen Unternehmens und alles andere als inkompetent. Sie war eine Person, die man mit einem komplexen HR-Digitalisierungsprojekt allein gelassen hatte – ohne Rückendeckung, ohne Know-how-Transfer, nur mit Druck von oben. Und irgendwann hat sie das Richtige getan: Sie hat sich Hilfe geholt.

Die Ausgangslage: Ein Projekt im freien Fall – und eine Person, die das alleine trägt

Der Anruf kam diesmal über eine Vermittlungsagentur für Interimaufträge. Ob ich bei der Einführung einer Zeiterfassungslösung aushelfen könnte? Klar. Beim ersten Telefonat mit dem Kunden war schnell klar: Es brennt. Was ich noch nicht ahnte, war das Ausmaß. Verträge schnell aufgesetzt und als ich dann zum ersten Mal tief in das Projekt eintauchte: fand ich klassisches HR-Projektchaos vor. Und mittendrin: Kirsten.

• Niemand wusste genau, was bereits programmiert worden war
• Nichts war fertiggestellt, vieles halbfertig
• Alles im Produktivsystem
• Massive Kommunikationsprobleme mit dem Softwarehaus
• Die einzige interne Ansprechpartnerin war völlig überfordert und allein gelassen
• Und der Chef machte auch Druck – ohne das wirklich zu merken

Die fachlichen Herausforderungen – Zeitmodelle, Pausenlogiken, Zuschlagsberechnung, Anbindung Lohnverrechnung, Softwareanbindung – das kenne ich. Das kriege ich hin. Was mich aber weit mehr beschäftigte: was das mit Kirsten gemacht hatte.

Kirsten: Die Frau, auf der alles lastete

Meine Ansprechpartnerin Kirsten war nicht überfordert, weil sie nicht kompetent gewesen wäre. Ganz im Gegenteil. Sie war deswegen überwältigt, weil man sie mit einem komplexen Digitalisierungsprojekt schlicht allein gelassen hatte. Kein Support, kein Know-how-Transfer, Druck von oben.

Die Informationen, die ich bekam, waren durcheinander – aber nicht weil Kirsten nicht wusste, was sie tut. Sie war einfach an einem Punkt, wo sie nicht mehr konnte. Man hatte sie damit alleine gelassen.

Und dann kam es noch schlimmer: Kirsten musste krankheitsbedingt für zwei Wochen aussetzen. Genau in der Phase, in der ich der Lohnverrechnung die korrekten Überstunden- und Zuschlagsdaten liefern musste. Ich kannte die internen Abläufe kaum. Sie hatte mir noch schnell ein paar Kontakte gegeben – und dann war sie weg.

Ich wusste mir zu helfen. Das ist mein Job als Interim Manager. Aber was mir wirklich Sorgen machte war Kirsten. Sie sah beim letzten gemeinsamen Call aus wie jemand, der nicht mehr kann. Erschöpft bis auf die Knochen. Mega frustriert. Am Rande des Burnouts.

Was dann passierte – Schritt für Schritt

Priorisierung und Umsetzen

1.: Sofortmaßnahme Lohnverrechnung
Bewertung variabler entgeltbestandteile, Übermittlung an die Lohnverrechnung zur Auszahlung

2.: Woche 1–2: Projektbestandsaufnahme & Softwarehaus-Mediation
Klärung was programmiert wurde und was fehlt. Direkte Kommunikation mit dem Softwarehaus übernommen – ich werde zur Mediationsinstanz. Aufsetzen Dokumentation, Fehlerbeseitigung, Herstellen korrekter Parameter

3.: Kirstens Ausfall – Weitermachen ohne Anker
Interne Kontakte aktiviert, Abläufe selbst erschlossen. Zeiterfassung und Lohnverrechnung läuft weiter, korrekt und pünktlich.

4.: Kirstens Rückkehr – früher als erwartet
Sie hat sich gefangen. Das Projekt hat Struktur. Sie bekommt Hintergrundwissen, Führung, Klarheit.

5.: Projektabschluss & Übergabe
Kirsten schult ihre Kollegen ein. Sie sitzt fest im Sattel – und ist stolz darauf.

Das Ergebnis: Mehr als ein fertiggestelltes Projekt

Was am Ende stand:
Zeiterfassungslösung eingeführt und produktiv
Schnittstelle Lohnverrechnung läuft korrekt – alle Zuschläge und Überstunden korrekt abgebildet
Kommunikation mit dem Softwarehaus geklärt und normalisiert
Kirsten zurück, gesund, selbstsicher
Kollegin eingeschult durch Kirsten selbst
Ein Team, das jetzt weiß, wie das System funktioniert
Kirsten brauchte keine Lösung fertig geliefert. Sie brauchte jemanden, der ihr erklärt, was wichtig ist, wie derlei Projekte funktionieren – und der ihr zeigt, dass sie es selbst kann. Und ehrlich? Ich bin super stolz auf sie. Von damals zu heute, richtig toll gemacht!

Was bedeutet das für Sie – und Ihr Projekt?

HR-Projekte scheitern selten an fehlendem Budget oder schlechter Software. Sie scheitern daran, dass die Menschen dahinter keine Unterstützung bekommen. Keine fachliche Begleitung. Keinen, der erklärt, warum etwas wichtig ist – und wie es funktioniert.

Als Interim HR Manager bringe ich Fachkompetenz mit: Lohnverrechnung, Zeiterfassung, Reporting, Softwareeinführung, Schnittstellen zu Softwarehäusern. Das ist das Handwerk.

Aber ich bringe auch etwas mit, das man nicht in Stellenbeschreibungen findet: Ich sehe den Menschen hinter der Aufgabe. Ich erkenne, wann jemand nicht noch mehr Druck braucht, sondern Führung. Nicht mehr Deadlines, sondern Klarheit. Nicht mehr Anforderungen, sondern eine Hand, die zeigt, wohin es geht. Gemeinsam zum Ziel!

Typische Situationen, in denen ich helfe

• Wenn ein HR-Zeiterfassungsprojekt ins Stocken geraten ist und der Überblick verloren scheint
• Wenn Schnittstellen unklar sind
• Wenn Ihr Softwarehaus nicht liefert oder die Kommunikation zusammengebrochen ist
• Wenn Ihre interne HR-Person das Projekt alleine nicht stemmen kann
• Wenn Sie jemanden brauchen, der nicht nur fachlich hilft – sondern auch menschlich trägt

Ihr Projekt brennt? Lassen Sie uns reden: Kontakt