Ganz spontan möchte ich von der erfolgreichen Einführung einer elektronischen Zeiterfassung erzählen! Mein Kunde bat mich, dabei zu unterstützen, im Unternehmen die Art der Zeiterfassung umzustellen und eine geeignete Zeiterfassungssoftware zu installieren. Bisher hatte man alles auf Papier festgehalten, damit sollte aber nun Schluss sein. Zu intransparent, zu langwierig, zu fehleranfällig, zu aufwändig. Eine schöne digitale Lösung sollte her, „die zum Unternehmen passt, nicht überdimensioniert und ja, auch Support bitte, um dies dann zu implementieren und den Change bei der Belegschaft zu begleiten“ 🙂
Ja perfekt, ganz genau mein Thema! Also, ran ans Werk – die Analysephase ging super schnell, obwohl es nicht nur straight-forward Prozesse und Abläufe gab. Der ganze Status Quo wurde in kurzer Zeit von mir zusammen mit dem Unternehmen erhoben, aufgezeichnet und dokumentiert. Nachdem mein Kunde dies inhaltlich abgenickt hatte, hatten wir eine gute Grundlage, in das Wunschszenario zu gehen.
Die Wunschvorstellung der neuen elektronischen Zeiterfassung
Was sollte die neue Zeiterfassungssoftware können?
- Wie können alle bestehenden Zeitmodelle, Rahmenarbeitszeit, Kernarbeitszeit, Pausenvarianten, etc. dargestellt werden?
- Wie sollte Zeit erfasst werden? Über PC, APP, Terminal, manuell über ein Portal?
- Wie sollten Korrekturen durchgeführt werden können?
- Sollten die Urlaube per Genehmigungs-Workflow eingebunden werden?
- Sollten andere Abwesenheiten selbstständig von den Arbeitnehmern gebucht werden können?
- Wie sollten Überstunden dargestellt werden?
- Wann sollen diese zur Auszahlung kommen, automatisiert oder eher als Gleittag verwendet werden?
- Sind Teamkalender nötig?
- Welche Genehmigungsläufe sollte es geben?
- Ist eine Stellvertreterregelung nötig und wichtig?
- und so weiter und so fort
Als das dann alles mal auf einer „Wunschliste“ stand, ging ich auf die Suche nach einer passenden Software. Eine, die dies gut abwickelt und natürlich auch wirtschaftlich ist. Und sicher! Schließlich geht es um Arbeitnehmerdaten, DSGV lässt grüßen.
Die Auswahl des Softwareanbieters:
Der Markt bietet so viele verschiedene Zeiterfassungs-Software, da ist für jedes Unternehmen etwas dabei! Drei Softwarehäuser, die eher für KMU Erfordernisse passen und eben auch ziemlich genau die needs meines Kunden abdeckten, waren nach meiner Recherche gefunden und wurden dann von mir vorgestellt. Nach Entscheidung des Kunden auf zwei potentielle Software Lösungen, vereinbarte ich Präsentationstermine.
Akzeptanz & Changeprozess:
Die Präsentationstermine fanden natürlich digital und remote statt – was mega gut geklappt hat. Mein Kunde entschied sich für einen Anbieter – look & feel der Software spielten eine große Rolle, Stichwort „Akzeptanz der Arbeitnehmer“. Gerade wenn eine Firma von Papier auf Digital umsteigt, muss man unbedingt an die Akzeptanz der Belegschaft denken. Viele Arbeitnehmer stehen da im Widerstand, sind zurückhaltend und haben auch oft Hemmungen etwas Neues zu verwenden, gerade wenn sie nicht so affin sind mit PC & Co. Wenn das Tool eine gute nutzerfreundliche und intuitive Oberfläche hat und auch das Backend top aufgestellt ist, sodass Korrekturen, neue Arbeitnehmer, neue Zeitmodelle, etc. etc. etc. schnell und übersichtlich angelegt werden können, Reports gut gezogen werden können, dann ist das schon die halbe Miete. Ein weiterer guter Tipp ist die sehr frühe Einbeziehung des Betriebsrats in das Projekt – respektive, wenn keiner vorhanden ist: informieren, kommunizieren, die Leute zumindest mal „informationstechnisch“ ins Boot holen.
Umsetzung, Testing & Go Live:
Auch das ganze Testen nach der Programmierung der Erfordernisse des Unternehmens habe ich unterstützt. Gemeinsam mit meinem HR Ansprechpartner haben wir meinen Testkatalog durchgeprüft 🙂 und natürlich kam da noch einiges zum Vorschein, was so nicht sein sollte. Diese Adaptionen hat der Softwareanbieter dann noch flink geändert.
Dann stellten wir eine Testgruppe zusammen: eine gute Mischung von Leuten, aus verschiedenen Bereichen und Abteilungen, Vollzeit / Teilzeit, 5-Tage Woche und weniger. Und dann „spielten“ die Tester, was das Zeug hielt – alle möglichen Buchungen erfasst, Abwesenheiten beantragt, genehmigt, Vertreterregelungen geprüft, Urlaube wieder storniert, im Nachhinein erfasst – was man sich nur vorstellen kann. Das schöne an einem Testteam ist, dass diese Leute noch auf ganze andere Buchungen kommen, als man selber 🙂
Der Go-Live Termin rückte immer näher, das Testteam war voll eingebunden. Und hatte Spass! Viele Kollegen wollten dann auch endlich den Zugang haben und als der Tag X dann kam, waren alle ganz neugierig auf das neue Tool. Bingo – so soll es sein!
Die Zugangslinks und Kennwörter wurden verschickt, die Leute stiegen mehrheitlich gleich mal ein und probierten etwas herum. Zeiten wurden gebucht, Urlaube wurden beantragt. Wichtig war dann noch in den Folgetagen, dass fehlende oder fasche Buchungen schnell nacherfasst und korrigiert wurden. Der Prozess der neuen Herangehensweise sollte veranktert werden, damit die neuen Tätigkeiten nicht wieder einschlafen.
Fazit: es war ein tolles Projekt, cooles neues Tool für die Firma, eine Bereicherung für die HR Arbeit, Effizienz- und Transparenzsteigerung, Fehlerminimierung, Vereinheitlichung eines Prozesses für alle Arbeitnehmer und volle Akzeptanz!
🙂
