Auf das Thema bin ich jetzt eher zufällig gestoßen und hatte den Impuls einen Blogpost zu schreiben. Damit ist nicht gemeint, dass „Digital“ zu Coronazeiten zufällig über meinen Weg lief 🙂 , sondern, dass ich feststelle, dass Digitale Führung für viele noch nicht so geläufig ist. Ich beschäftige mich bereits seit über drei Jahren Tag für Tag damit, als Führungskraft und als Projektleiterin und habe festgestellt, dass mir das Thema auch sehr liegt. Bisher hat die digitale Führung eines Teams super gut geklappt und zu tollen Ergebnissen geführt. Selbstverständlich ist ein persönlicher Kontakt immer wichtig und es macht das Arbeitsleben einfacher, wenn man sein Gegenüber persönlich kennt, aber ich hatte auch viele erfolgreiche Online Meetings, bei denen ich nie meine Projektkollegen persönlich kennen gelernt habe. Hier gebe ich gerne meine Tipps und Erfahrungen weiter:
Was ist bei der Einladung zu beachten?
- Übersichtlichkeit und Klarheit. Im Titel der Einladung sollten die ersten paar Worte klar erkennen lassen, um was es geht. Grund: in vielen vollgespickten Terminkalendern sieht man oft nicht den ganzen Text, daher muss mit Lesen der ersten Worte klar sein, um was es geht. Das hilft den eingeladenen Personen im Eifer des täglichen Gefechts, alles im Bick zu behalten und nicht erst rätseln zu müssen „was war das noch mal schnell für ein Meeting…?“
- Unterlagen, zugehörige Mails und sonstige schriftliche Infos zum Meeting in die digitale Einladung einfügen – da hat man dann im Meeting alles schnell zusammen.
- Übrigens: die Terminvereinbarung zum Initial oder Folgemeeting erfolgt am besten nach einer Klärung im Vorfeld – das spielt eine große Rolle bei der Akzeptanz. Einfach ins Blaue hinein Personen einladen stößt in der Regel auf Widerstand 🙂
- Der Versand der Einladung sollte auch immer so schnell wie möglich erfolgen, am besten direkt nach der Vereinbarung über den Termin – damit ist das Ganze noch präsent beim Empfänger und man kann es schneller geistig „ablegen“.
Die Rollen im Online Meeting
Hui, ja hier verschieben sich ein wenig die Rollen. Neu ist: der, der einlädt führt auch im Online Meeting. Es gibt ja keine „Sitzordnung“ mehr, so wie man das aus regulären Präsensmeetings kennt. Damit also alles ein wenig geordnet abläuft, sollte die Person, die die Einladung verschickt, im Kopf behalten, dass man erwartet, dass sie für die Moderation des Meetings zuständig ist, gegebenenfalls Regeln aufstellt. Gerne kann sie im Meeting ja an den/die Experten übergeben, aber initial ist der Einlader der „Chef“ 🙂
Das gilt auch für das „Aufwärmen“, bevor es losgeht und alle angekommen sind. Kommt man in einen virtuellen Raum, in dem bereits einige Leute sind und keiner redet, wirkt das nicht sehr willkommen, richtig? Wird aber locker über etwas geplaudert ist der erste Eindruck schon ein ganz anderer…
Auch das Aufstellen von Regeln muss gemacht werden – wer teilt den Bildschirm, wer hält die Meeting Notizen fest, wie meldet man sich, wenn man etwas fragen möchte, etc.?
Sind Hintergründe Ablenkung?
Jein. Das haben wir doch alle schon erlebt. Man schaut ja nicht die ganze Zeit in das Gesicht der Person, die gerade redet, sondern auch darum herum. Was steht denn da hinten herum, welches Bild, welche Pflanzen? Das ist eine neue Komponente, man gibt persönliches von sich preis. Also sollte man darauf achten, wie der Hintergrund gestaltet ist. Wenn es sich um ein lockeres one-to-one meeting mit meinem Mitarbeiter geht, dann darf auch mal das Licht etwas dunkler sein und auch ein etwas persönlicher Hintergrund gezeigt werden. Handelt es sich um eine Online Beratung, dann macht es natürlich Sinn, wenn die Produkte im Hintergrund zu sehen sind. Logisch, oder? Je professioneller das Online Event, desto cleaner sollte der Hintergrund sein. Was früher der Kleidungsstil war, ist jetzt erweitert um das Ambiente des Raumes – der Kleidungsstil zählt aber nach wie vor 🙂
Zuhören!
Das ist für mich als Führungskraft oder Verantwortliche im Meeting eigentlich das Wichtigste geworden. Ganz genau zuhören – während des ganzen Meetings. Zuhören, was die Leute sagen. Haben sie verstanden, um was es geht? Zuhören, auf Zwischentöne hören.
Dazu ist es aber wieder wichtig, dass Regeln aufgestellt wurden und zum Beispiel sich alle auf „stumm“ schalten – sofern das bei der Gruppengröße nötig ist. Bei kleineren Gruppen kann es durchaus Sinn machen, dass sich nicht alle muten, damit man als Führungskraft hört, wenn jemand eine Frage stellen möchte, aber sich nicht traut oder sonstige auditiven Signale geschickt werden.
Anstrengend, aber einfach enorm wichtig, da die körperliche Präsenz fehlt. Ein Stirnrunzeln bei Unverständnis wird nicht (so leicht) wahrgenommen, daher muss man auf andere Signale setzen – übrigens: auch wenn jemand während des gesamten Meetings nichts sagt, kann das ein sehr wichtiges Zeichen sein! Was kann man als Leader tun, um sicher zu gehen, dass alle Teammember im Boot sind? Vor allem dann, wenn alle auf stumm und ohne Videofunktion sind?
Reden!
Wenn ich als Projektleiterin wissen will, ob alles für alle klar ist, ob jeder weiß, um was es geht, dann kann ich das ganz leicht prüfen:
- Rückfragen,
- Frageschleifen einbauen,
- die Teilnehmer in ihren Worten zusammenfassen lassen!
Eh alles das, was wir schon bei früheren Kommunikationstrainings gehört haben. Somit stellt man sicher, dass alle „dabei“ sind und wissen, was das gemeinsame Ziel ist. Einfach und wichtig.
Wie wichtig ist die Video Funktion?
Aus meiner Erfahrung ist sie sehr wichtig. Wir sind nun mal soziale Wesen und wollen wissen, wie unser Gegenüber ausschaut. Ein Gesicht ist so viel mehr Präsenz als nur eine Stimme! Für mich sollten alle oder die meisten Online Meetings mit Kamera abgehalten werden. Es fördert einfach den Gesamtimpakt des Meetings. Also: Kamera an!
Es gibt natürlich so Regeln wie, ab sechs Personen ohne Kamera, weil das zu viele Ressourcen schluckt, etc. Für mich macht das aber keinen Sinn, ich bevorzuge es, während des Meetings „lebende Menschen“ zu sehen. Ist persönlicher 🙂
Wichtig, wenn die Kamerafunktion aktiv ist: auf die Positionierung und Haltung achten. Grundsätzlich sollte der Kopf ca 40cm von der Linse entfernt sein, sodass Kopf und Schulterbereich gut zu sehen sind. Das erleichtert auch den Blick auf die Mimik. Die Körpersprache ist zwar eingeschränkt, aber nach wie vor da – und wichtig!
Auch sollte der Kopf gerade „auf Augenhöhe“ in die Kamera schauen. Nicht von oben ins Laptop => wirkt herablassend. Oder von unten nach oben => wirkt unterwürfig. Aber das ist eh schon bekannt 🙂
Viel Spass und Erfolg wünsche ich weiterhin bei Ihren Online Meetings, Trainings, Live-Webinaren, Präsensation, Beratungen und Verkaufsgesprächen!
