Gehaltsverrechnung outsourcen – wie?

Payroll outsourcen: Status Österreich

Outsourcing ist heute an der Tagesordnung. Der Gedankengang ist, Teile der Unternehmensorganisation von Spezialisten machen zu lassen, wie zum Beispiel die gesamte EDV, die Buchhaltung, gerne auch die Kantine und natürlich auch oft die Gehaltsverrechnung. Eigentlich alle sogenannten Support Prozesse könnten outgesourced werden. Im Gegensatz zu Kern- und Managementprozessen, diese sollten unbedingt im Unternehmen verbleiben, da sie die Wettbewerbsfähigkeit steuern.

Das Outsourcen der Payroll ist in Österreich aber noch nicht ganz angekommen und wird nicht so häufig von Unternehmen gemacht. Anders als in den nördlichen europäischen Ländern – dort ist Payroll-Outsourcing eher die Regel. Der Markt an KMUs in Österreich, die noch intern Gehälter abrechnen, ist sehr groß und Payrollprovider gibt es auch genug. Von großen internationalen Beraterunternehmen bis hin zu kleinen Steuerberatern. Ich kenne sogar auch zwei Einzelunternehmerinnen, die sich auf ihre Kunden spezialisiert haben und die Gehaltsverrechnung abwickeln (Friesl Personalverrechnung und Brunner PV).

Und auch das Angebot der Anbieter variiert stark:

• Es gibt die Möglichkeit, nur die Software zu mieten, die Verrechnung aber noch selber inhouse zu machen.
• Man kann auch rein die Abrechnung über den Provider abwickeln. Das heißt, alle relevanten Daten für die Abrechnung werden dem Payroll Provider übermittelt und er ist für die lohnsteuererechtliche und sozialversicherungsrechtliche Abwicklung zuständig.
• Wenn aber mehr als nur die Brutto-Netto-Abrechnung übertragen werden soll, dann gibt es auch hier gute Angebote am Markt. Provider übernehmen auch die Prüfung von Reisekostenabrechnungen, Support bei der Zeiterfassung, Überstunden- und Zulagenbewertung oder auch das Ausstellen von Bestätigungen oder auch ganzer Dienstverträge. Ganz, wie man es vereinbart.

Vor- und Nachteile des Outsourcens der Payroll

Nun spricht einiges dafür und einiges dagegen. Soll man outsourcen oder nicht? Oft hat man als Unternehmen gar kein Mitspracherecht, da gibt es Konzernentscheidungen, die umgesetzt werden müssen.

Zu den Vorteilen des Outsourcings der Gehaltsverrechnung gehört für mich auf jeden Fall:

• Die Verantwortung über die korrekte Lohn- und Gehaltsverrechnung liegt beim Provider.
• Der Provider übermittelt dem Unternehmen die Überweisungsdaten und Belege.
• Die jährlichen Abschlüsse werden vom Spezialisten, dem Provider übernommen.
• Die Spezialisten für die Personalverrechnung sind beim Provider angesiedelt und tauschen sich dort über Neuerungen aus, daher gilt auch
• Fehlerminimierung als Vorteil
• Personalverrechner sind immer schwieriger zu finden, hier spart sich das Unternehmen einiges an Recruitingkosten.
• Aber auch Personalengpässe werden durch Outsourcing abgesichert.
• Bei diffizilen Fragestellungen zu arbeits- oder lohnsteuerrechtlichen Themen kann man das Know-how des Providers anzapfen.
• Freisetzung von Mitarbeitern für andere Aufgaben im Unternehmen.
• Kostenersparnis, besonders wenn man Personalkosten mit berücksichtigt.

Zu den Nachteilen ist folgendes zu sagen:

• Eventuell längere Wartezeiten bei Fragen.
• Keine schnelle Antwort bei Berichten oder Kennzahlenreports bezüglich Gehälter etc.
• Die Zuteilung des Personalverrechners obliegt dem Provider, dieser kann sogar im Ausland sitzen.
• Kein Mitspracherecht bei der Qualität des Personalverrechners.
• Abhängigkeiten – Verträge, Subunternehmern, etc – rasches Agieren kann schwierig sein.
• Zusatzaufgaben können teuer werden.
• Für die Richtigkeit der Daten kann noch immer der Auftraggeber verantwortlich sein – Vertrag checken!

Es gibt sicher noch einiges mehr, was man hier auflisten könnte. Tatsache ist aber, dass man auf jeden Fall sehenden Auges in ein Outsourcing gehen sollte. Es gibt einige Stolpersteine, die berücksichtigt werden sollten.

Welche Fragen stellen?

Man sollte sich auf jeden Fall Zeit nehmen, wenn man in Gespräche rund um ein Outsourcing Projekt geht. Und, wenn möglich, einen Spezialisten dabei haben, der weiß, worum es geht. Ich habe mehr als einmal erlebt, dass der Geschäftsführer eines Unternehmens vieles zugesagt hat bzw. nicht hinterfragt hat, weil er zu weit weg vom Thema ist. Diese Inhalte kann er gar nicht wissen, das ist nicht seine Aufgabe. Die Konsequenz ist dann leider, dass Verträge nicht zur eigenen Organisation passen und dass einiges nicht ausformuliert wird. Man redet leider aneinender vorbei und da sind Probleme und Unzufriedenheiten in der zukünftigen gemeinsamen Abwicklung vorprogrammiert.

Welchen Umfang? Was macht der Provider ganz genau? Allein das ist schon ein sehr umfangreiches Feld. Erfasst der Provider nur die von mir als Unternehmen, gelieferten Überstunden oder schält er sie auch aus den monatlichen Zeitjournalen heraus? Macht er mich auf Fehler aufmerksam oder erfasst er meine gelieferten Inhalte? Macht er Vier-Augen-Kontrollen?

Wo sind die Schnittstellen beider Vertragspartner? Wo liegen die Verantwortlichkeiten? Wie sind die Erreichbarkeitszeiten? Was passiert, wenn Inhalte zu spät geliefert werden? Bis wann darf der Auftraggeber liefern? Fallen bei Verspätung Kosten ans?

Was passiert, wenn das System ausfällt? Gibt es Notfallpläne? Wie lange sind die Kündigungsfristen? Wo liegen die Daten? Wird der Datenschutz eingehalten? Was passiert, wenn das Unternehmen zusätzliche Reports benötigt? Ist das überhaupt machbar? Fallen zusätzliche Kosten an?

Hat der Provider ein professionelles Projektmanagement für das Outsourcing? Wie viel Erfahrung hat der Provider? Wie lange bleiben Kunden in der Regel dort?

Das ist nur ein kleiner Auszug an Themen, die mir spontan einfallen. Es gibt wirklich sehr sehr viel zu beachten! Zugesagt und versprochen wird immer sehr schnell, aber wenn es dann „ans Eingemachte“ geht, zeigt sich die Qualität. Im Nachfeld war das dann alles ganz anders besprochen. Man darf ja auch nicht übersehen, dass die Sales Abteilung des Providers ausgebildete Sales Mitarbeiter sind und keine…eben! Personalverrechner!

Wenn ich Sie bei Ihrem Payroll Outsourcing Projekt unterstützen kann, dann freue ich mich auf Ihre Kontaktaufnahme – 0043 664 4253061