…weil ich den Weg schon einmal gegangen bin!…

Digitalisierung im Personalbereich – hier gibt es einige sehr gute Tools, viele schöne und effiziente Lösungen für den Bereich Human Resources – ganz spannend, genau mein Thema, vieles schon umgesetzt und hart gelernt!

Was ist bei Einführung von HR Digitalisierungsprojekten zu beachten?

Neben einem guten Projektmanagement ist es natürlich sehr wichtig, die richtige Software auszuwählen. Diese sollte zu den Needs der Firma passen und das abbilden können, was benötigt wird. Es hilft auch, wenn man sein Unternehmen und die Unternehmenskultur kennt, wenn das Projekt im Vorfeld gut aufgesetzt wird und die Stolpersteine größtenteils bekannt sind. Und von anderen zu lernen ist ja auch nicht verkehrt. Welche best-practises gibt es denn, wo sollte man besonders aufpassen und was ist eventuell weniger wichtig und später gar nicht relevant?

Geht es nun zum Beispiel um die Einführung von digitalen Abwesenheitsworkflows, wie z.B. Urlaube mit verschiedenen Genehmigungsinstanzen, ist es sehr wichtig, das richtige Hierarchie System im Hintergrund zu haben – wer genehmigt was, wann und wer muss eventuell informiert werden? Bietet die Software die Möglichkeit, eine Vertretung zu benennen, sind Teamkalender eingebaut?
Bei der Einführung von digitalen Payslips / Gehaltszetteln, gerne auch >electronic payslip distribution< ist natürlich die Sicherheit oberste Priorität. Braucht es eine Betriebsvereinbarung oder Einzelvereinbarung zum Dienstvertrag zum Einsatz der Gehaltszetteldigitalisierung?
Der Aufbau eines Employee Self Service Portals (ESS) oder / und Management Self Service Portals (MSS) mit vielen verschiedenen Informationen über die MitarbeiterInnen für die Führungskräfte braucht eine gute Planung: welche Inhalte soll wer sehen können, können diese gewünschten Daten denn überhaupt dargestellt werden? Was ist das Quellsystem? Wer wartet es? Und und und…
Entscheidet sich ein Unternehmen, die Personalakte von Papier auf ein digitales Personalaktsystem zu übertragen, dann ist die Vorarbeit zum Digitalen Akt das A und O! Wenn hier die Inhaltsreiter nicht gut aufgebaut werden gibt es später einige unschöne Überraschungen. Auch der Umgang mit den Altakten sollte man klären?
Die Implementierung einer Lernmanagement Software ist komplexer als man meinen könnte: bei der Lernsoftware sind ua drei Perspektiven zu beachten: wie benötigt der Lernende das Training, wie können die Schulungen zugeteilt und gemonitored werden und wie setzt man die Schulungen auf, sprich wie schaut der Trainer / ELearning Bereich aus?
Auch die Abwicklung des Recruitings über reine digitale Schritte mit nachgelagertem automatisiertem Onboarding sowie die
Einführung von einem digitalen Talent Management birgt einige Hoppalas, die das Ganze spannend machen, die Sie aber nicht unbedingt haben wollen.
Die Anbindung der Personalstammdaten an ein dynamisches Organigramm, das sich täglich aktualisiert, kann richtig chic sein – aber wer wartet dies denn? Und dürfen Fotos rein? So ein OrgChart ohne Fotos ist nur die halbe Miete!
Die Abwicklung von Reisekosten über einen Workflow ist teilweise gar nicht digital abzubilden – da braucht es ganz genaue Vorarbeit zusammen mit dem Softwareanbieter.
Insourcing oder Outsourcing der Payroll sprich der Gehaltsverrechnung ist ein Kapitel für sich und hier sollte man ganz genau hinschauen!

Und bei allen diesen Dingen stellt sich immer auch die Frage: wer wartet denn das alles im späteren Prozess und wie viel Aufwand ist es? Kann man da noch Kapazitäten einsparen? Was hilft uns später, die tägliche Abwicklung effizient zu halten?

Es ist kaum zu glauben, wie viele Unternehmen noch die Arbeitszeiterfassung auf Papier abwickeln. Wenn es sich um eine kleine Firma handelt, dann ist das wahrscheinlich auch die beste Lösung. Sehr häufig aber gibt es Befürchtungen, dass die MitarbeiterInnen sich sträuben werden, ein solches System zu verwenden, weil sie sich eventuell überprüft vorkommen oder ähnlich. Change Management läßt grüßen. Und wenn neben dem Kollektivvertrag und dem Arbeitszeitgesetz auch noch bestehende Betriebsvereinbarungen berücksichtigt werden müssen, dann wirds schnell herausfordernd, sinnvolle und gute Lösungen zu programmieren.

Unterstützung? – gerne!

All diese Themen und einige mehr sind mir schon begegnet und ich hatte die Möglichkeit, diese Projekte zu leiten oder im Projekt mitzuwirken. Mit viel Spaß, Engagement und Leidenschaft…und sehr viel Erfahrung aus der Praxis!
Wenn ich auch Sie tatkräftig bei diesen Personalthemen und HR-Projekten in Ihrem Unternehmen unterstützen kann, dann kontaktieren Sie mich sehr gerne unverbindlich!

…weil ich den Weg schon einmal gegangen bin…