Wie war die Ausgangssituation?
Vor einiger Zeit stand ich vor der Herausforderung, dass ein sehr großer Versicherungskonzern einige digitale Tools im HR einführen wollte. Dabei ging es einerseits darum, Abwesenheitsworkflows wie Urlaube oder Anträge für Gleittage digital abzubilden. Andererseits sollte auch ein Organigramm angebunden werden, welches sich täglich aktuell aus den gleichen Stammsätzen laden, aktualisieren und im Web abbilden sollte. Später kam dann auch noch ein Lernmanagement System dazu.
Die Gemeinsamkeit war, dass alle drei Softwares auf eine Quelle zugreifen sollten – was ja völlig Sinn macht, wenn eine Basis gewartet wird und nicht mehrere parallel – schließlich soll die Einführung eines Digitalisierungsprojekts ja immer auch Kosten senken und/oder Qualität steigern. Die zweite Gemeinsamkeit war, dass alle drei Produkte Hierarchien verwenden, um sinnvoll zu funktionieren.
Der große Unterschied aber war die Unternehmenskultur.
Was war die Challenge?
Was meine ich damit? Nun, es gibt Organisationen, wo der Chef einer Abteilung Urlaubsanträge genehmigt, seinen Mitarbeitern Trainings zuweist und diese auch monitored und selbstverständlich auch als Chef seiner Abteilung im Organigramm dargestellt werden soll.
Es gibt aber auch Unternehmen, wo die Sekretärin die Urlaubsanträge abwickelt, der Stellvertreter des Abteilungsleiters die Trainings der Mitarbeiter verwaltet, der Chef aber den Überblick über die Ausbildung seiner Leute sehen will und im Organigramm soll der Abteilungsleiter in zwei Abteilungen als Führungskraft dargestellt werden.
Somit übernehmen drei Leute eine Aufgabe, die eigentlich an einer Position hängt. Völlig legitim diese Darstellung, gelebte Unternehmenskultur. Die Frage war nur, wie bringt man das einer Software bei, die rein auf Positionen bzw Planstellen abzielt?
Diese Fragestellung spielte sich in der Software SAP ab, wobei die Abwesenheitsverwaltung über SAP abgewickelt wurde, das Organigramm und die Lernmanagement Solution andere Programme waren und per Schnittstelle gespeist werden sollte.
Diese Hierarchien und Abhängigkeiten werden im SAP Organisationsmanagement gesteuert. Hier bekommt die Chefplanstelle eine gewisse Kennzeichnung (A012). So weiß dann die untergeordnete Planstelle an wen sie „berichten“ muss, wer als ihr Chef hinterlegt ist.
Man hatte also hier die Situation, dass die digitalen Anliegen einer Person an unterschiedliche Empfänger geschickt werden sollten. Wie kann man das automatisieren, ohne großartig vom Standard der Software abzuweichen und ständig bei Updates nachjustieren zu müssen, wie das ja bei SAP gerne mal der Fall ist?
Wie war die Lösung?
Man hätte nun natürlich die gelebten Prozesse anpassen können. Schließlich ist es völlig klar, dass die Digitalisierung von schlechten Prozessen zu aufgeblasenen, unhandlichen und fehlerhaften digitalen Abläufen führt.
Diese Lösung war aber zu diesem Zeitpunkt in diesem Konzern nicht möglich, also musste die IT „um die Menschen herum“ programmiert werden.
Die Lösung sah dann ziemlich einfach aus und hoffentlich kann ich sie hier verständlich und nicht allzu technisch darstellen. Also, was wir taten war, die Standard-Hierarchie-Info A012 auf A112 und A212 zu kopieren!
Jetzt stellen Sie sich die Werbeabteilung vor.
- die Chefin Müller
- der Stellvertreter Schmid
- die Assistentin Kramer
- und zum Bespiel fünf Mitarbeiter.
Die Planstelle von Herrn Schmid erhielt die Kennzeichnung A112, was so viel bedeutet: Du darfst Trainings zuweisen. Die Planstelle von Frau Kramer bekam die Kennung A012, somit landeten alle Abwesenheitsanträge bei ihr. Frau Müllers Planstelle bekam die Info A212, daher wurde sie als Abteilungsleiterin im OrgChart dargestellt. Und da sie auch für Marketing zuständig war, wurde zusätzlich eine Verknüpfung zur Abteilung Marketing hinterlegt.
Einfach! Und wunderbar ausbaufähig. Es kamen nämlich in weiterer Folge noch ein digitales Talentmanagent dazu. Auch der Zugriff auf die digitalisierte Personalakte der eigenen Mitarbeiter sollte eingerichtet werden. Mit dieser Lösung kann man unendliche viele Workflows einbinden. Der Initialaufwand ist zwar da, aber in weiterer Folge ist die Wartung super fein.
Es gibt immer eine gute Lösung! Man muss bereit sein, alle Seiten zu sehen und Fragen zu stellen.
Wenn ich auch Sie bei Ihren Projekten im HR unterstützen kann, dann freue ich mich auf Ihre Kontaktaufnahme!