…und nix ist`s mit der Gehaltserhöhung, denn er hält sich voll an Ihre Vorgaben!
Wie Sie GPTS sehr einfach für Ihre individuelle Personaladministration einsetzen – und was das überhaupt ist!
Eine kompakte Info zu smarten KI Lösungen für HR Administration & Services finden Sie hier:
Eine beispielhafte Kommunikation zwischen Mitarbeiter und Buddy:
Frage eines Mitarbeiters an den Reisekostenbuddy der Firma „Zurück vor 18 Uhr“: „Wo finde ich das Reisekostenformular?“ Antwort dieses Buddys: „Das Reisekostenformular findest du auf dem Laufwerk
O:\3-Formulare\Dienstreise\Reiseabrechnung.xls (Anlage I). Es muss am Computer ausgefüllt werden.“
Nächste Frage des Mitarbeiters: „Wem gebe ich es, wenn ich es ausgefüllt habe?„, Antwort: „Die vollständig ausgefüllte Reiseabrechnung gibst du in der Buchhaltung ab. Vorher muss sie von dir und deinem Vorgesetzten (bzw. Direktor) unterschrieben und auf Vollständigkeit geprüft sein.“
„Warum wurde mir ein Trinkgeld nicht erstattet?“ Antwort: „Trinkgelder werden in den Richtlinien nicht als erstattungsfähige Reisekosten erwähnt. Da nur die ausdrücklich geregelten Kostenarten (z. B. Hotel, Tagessätze, Kilometergeld, genehmigte Restaurantrechnungen) ersetzt werden, werden freiwillige Ausgaben wie Trinkgeld nicht vergütet.“
Und dann: „Ich will eine Gehaltserhöhung, wie gehts?“, Antwort: „Dazu habe ich leider keine Informationen – ich beantworte nur Fragen zu Reisekosten. Soll ich dir bei einem anderen Reisekostenthema helfen?“
Bei diesem Testbuddy wurde irgendeine Reisekostenrichtlinie verwendet und dient rein dem Look&Feel dieser GPT-Möglichkeiten. Die Inhalte, sprich Antworten, werden ganz genau auf Ihr Unternehmen abgestimmt.
Was sind GPTs? Und wie nutzen für HR Services?
GPTs sind kleine Apps innerhalb ChatGPT / OpenAI ähnlich jener am Smartphone. Man findet sie ab einer Plus Version links im Menüband. Dort sind viele angelegt, eben wie im App-Store und helfen bei Produktivität, Trends, Writing, Research, Education und vieles mehr. Man hat aber auch die Möglichkeit, eigene GPTs herzustellen – und hier kommt der Reisekostenbuddy ins Spiel 😉.
Der smarte und DSVGO-konforme digitale Kollege bekommt einen Namen, ein Bild und wird mit Wissen aus deiner Firma gefüttert. Man legt also eine eigene Datenbank an. Zusätzlich bestimmt man noch ein paar andere Dinge, zum Beispiel ob sich das GPT nur auf diese Quellen beziehen darf oder auch das Netz durchsuchen soll. Dann wird noch vorgegeben, wie er sich verhalten soll: sachlich, freundlich, kurz und knapp, per Du, ganz individuell passend zur Unternehmenskultur. Zusätzlich bekommt er noch weitere Vorgaben: er darf nur auf Fragen antworten, die Bezug zu seiner Bestimmung haben – hier auf Fragen rund um Reisekosten und sonst nichts. Alle Fragen, die nichts damit zu haben, soll er entsprechend Ihren Wüschen abwickeln. Siehe letzte Antwort oben 😄. Außerdem ist es sehr sinnvoll, Prompts mitzugeben, die ein Auslesen blockieren. Dieser GPT oder Buddy wird dann nach dem Testen den Nutzern zur Verfügung gestellt. Fertig!
Unfassbar simpel und sinnvoll – wer will das nicht?
🥁 Vorteil 1: Können Sie sich vorstellen, wieviel Zeit hier bei dem Mitarbeitern im Payroll oder HR Service Team wegfällt? Immer und immer die gleichen Fragen beantworten – das kann ab sofort der Buddy!
🥁 Vorteil 2: Viele Firmen die ich betreue haben sogenannten „Servicezeiten“, während derer die Mitarbeiter des Unternehmens Fragen rund um Payroll, Zeit, Travel etc stellen können. Funktioniert das? Naja, eher nicht so gut, denn die Kollegen kommen meistens dann, wenn ihre Workload es erlaubt und das ist manchmal nicht während festgelegt HR Servicezeiten. Die Lösung über ein GPT ist deswegen auch so grossartig, weil sie jederzeit genutzt werden kann – interaktiv und immer die Antworten liefert, die gegeben werden sollen.
🥁 Vorteil 3: Es gibt so viele Einsatzmöglichkeiten. Egal ob Fragen rund um Zeiterfassung, Urlaube und andere Abwesenheiten, auch Fragen rund um die Lohn- und Gehaltsverrechnung können perfekt abgedeckt werden. Mir fällt noch das ganze Onboarding ein – unglaubliches Einsparpotenzial!
🥁 Vorteil 4: Es werden generelle Unternehmensrichtlinien als Datenbasis genommen, diese sind idR nicht confidential – und daher ist diese Lösung kein DSGVO Thema. Noch besser natürlich, wenn Ihre LLM entsprechend geschützt ist, dann stellt sich hier gar nicht die Frage.
🥁 Vorteil 5: Kein Wissensverlust, keine Pausen! Dazu muss man eigentlich gar nichts mehr schreiben, denn der Buddy macht 24/7 dasselbe und ändert seine Aussagen nicht. Anders als Menschen, die nicht immer zur Verfügung stehen und Kollegen, die möglicherweise unterschiedliche Antworten geben: hier kein Thema!
🥁 Vorteil 6: Das Aufsetzen eines solchen Buddys ist innerhalb kürzester Zeit erledigt. Je klarer Ihre Unterlagen, desto schneller.
🥁 Vorteil 7: Sie werden bereits eine ChatGPT Plus Version haben – das wars. Es fallen nur Supportkosten zum Aufsetzen des oder der Buddys an!
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