Als Projektleiter hat man in der Regel keine disziplinäre Führungsverantwortung – man kann also nicht einfach mal so hiren & firen und auf diese Weise die Mitarbeiter gefügig machen, wenn sie nicht so „funktionieren“ wie man das gerne hätte.
Erschrocken? Bestürzt? Ja, das kann ich verstehen. Ich finde es wirklich interessant, wie häufig mir diese antiquierte Denkweise in vermeintlich modernen Firmen unterkommt, in denen viel Geld in Leadership Qualität investiert wird. Aber ernsthaft jetzt, was ist für mich wichtig, wenn ich Projektteams führe? Was bedeutet denn eigentlich Führung im Projekt? Wie gehe ich als Projektleiterin vor, wenn ich ein Matrix Team leite? Wie kommt man schnell, als Team, zum Ziel des Projekts?
1 Stichwort: Ziele
Alle Teammitarbeiter müssen wissen, um was es geht. Hört sich doch völlig logisch an, oder? Leider ist es in der Praxis nicht so. Es ist wirklich spannend, wenn man beobachtet, wie häufig die dem Projekt zugeordneten Mitarbeiter gar nicht genau wissen, um was denn eigentlich geht. Für einen selber ist alles sonnenklar und so geht man dann auch davon aus, dass alle anderen genauso den Durchblick haben und komplett auf einem Level sind.
Denkste. Geschätzte 50% der Projektmitarbeiter haben einen ganz anderen Wissenstand, der teilweise erschreckend gering ist. Körpersprachlich sind alle im Boot, nicken fleißig alles ab und als Projektleiter hat man den oberflächlichen Eindruck, dass alle im Bilde sind. Keiner runzelt die Stirn, keiner schaut fragend – und schon gar nicht hat sich jemand aus dem Fenster gelehnt und etwas hinterfragt, was für ihn unklar ist. Dass gar keine Reaktion sowieso super heikel ist, ist klar. In solchen körpersprachlich gut zu erkennenden Fällen ist auf jeden Fall etwas schief gelaufen und man ist gut beraten herauszufinden, was das war und den Kurs schnellstens zu korrigieren. Aber das meine ich gar nicht.
Tatsache ist, spricht man im Kick-off über „den Job“, das Projekt, die Aufgabe, die vor einem liegt, dann hat jeder andere Bilder im Kopf. Jeder! Da kann man erstmal gar nichts machen. Ich habe da schon so lustige Situationen erlebt, wo wirklich ein Ziel glasklar definiert war (meiner Empfindung nach!) und man wirklich davon ausgehen konnte, dass alle wussten, wohin die Reise geht. Aber nein, so war es nicht für alle im Projektteam.
Aber es müssen alle in eine Richtung gehen, um ein Projekt effizient zu managen. Wenn sich einer nach links bewegt, zwei nach rechts, drei nach oben und vier nach unten, dann wird das mit der Projektumsetzung erst mal nicht viel.
Die Hauptaufgabe des Projektleiters ist die positive Umsetzung und Abwicklung des vorgegebenen Projekts innerhalb des Zeitrahmens unter Verwendung der vorgegebenen Ressourcen.
Für mich ist mittlerweile ganz klar geworden, dass neben der genauen Zielfindung die Kommunikation und Information für die Führungsaufgabe extrem wichtig ist – und immer wieder unterschätzt!
2 Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation!!!!
Es wird so viel geredet und trotzdem nicht genug! Oder nicht zuwenig sondern falsch? Man kann gar nicht genug betonen, wie wichtig reden und informieren ist! Das ist weiß Gott nicht neu. Trotzdem merke ich immer wieder, dass nicht alle Informationen da angekommen sind, wo sie hätten sein sollen.
Meiner Meinung nach unterschätzt man, dass der andere mit seinen Gedanken auch mal abschweift – oder bei Wörtern andere Bilder entstehen als bei einem selbst.
Zum Thema „Abschweifen“: Im Meeting spricht man alles durch, informiert über Updates, status quo, etc. Alle hören zu, alle bringen sich ein. Trotzdem wird nicht 100% von dem was gesprochen wurde, mitgenommen werden. Das ist einfach so. Als Projektleiter hat man eine ganz andere Informationsumwelt als ein Projektmitarbeiter. Deswegen sind für den einen Informationen völlig logisch für den anderen machen sie aber noch nicht wirklich Sinn, da andere Basisbausteine oder Basisinformationen (noch) fehlen.
Zum Thema „andere Bilder“ – Kleine, aber sehr anschauliche Anekdote: zum Nikolo bekam meine kleine Nichte so einen (nervigen) kleinen Plüschelch, der „Jingle bells“ trällert und dessen Wangen leuchten, wenn man auf seinen Bauch drückt. Kennt man, richtig? Nun, die Kleine packte den Elch aus, schaut mich fragend an. Daraufhin meinte ich, sie solle mal auf den Bauch drücken, dann würde der Elch singen. Was macht sie? Drückt sich selber auf den Bauch. Anstelle des Elchs. Ja, völlig richtig – Kommunikation ist wirklich nicht so einfach….
Fazit: meiner Meinung nach gibt es keine Einheitslösung. Die wäre dann auch ja schon längstens bekannt. Ich kann nur betonen, dass grundsätzlich tendenziell nicht genug informiert wird und im Zweifelsfall lieber einmal mehr als zuwenig – gerade in Projekten! Unbedingt die geplanten regelmäßigen Meetings beibehalten, auch wenn es mal keine Themen gibt. Nur weil einem selber alles klar ist, ist das noch lange nicht so für alle anderen im Projekt!
3 Wichtigkeit des Einzelnen
JEDER EINZELNE im TEAM ist wichtig und hat seine Stärken!
Das muss sich der Projektleiter laufend vor Augen halten. Natürlich gibt es immer wieder Situationen, in denen man nicht ganz mit dem übereinstimmt, was der Projektmitarbeiter tut oder sagt. Aber es ist essenziell für das Gelingen des Projekts, dass jeder für seine Individualität anerkannt wird. Es gibt immer Persönlichkeiten, die liegen einem mehr oder da klappt die Kommunikation schneller und augenscheinlich effizienter. Trotzdem lohnt es sich sehr, jedem im Team die gleiche Aufmerksamkeit zu schenken.
Ich habe Situationen erlebt, in denen ich doch etwas nervös wurde aufgrund der langen Zeit, die eine Mitarbeiterin benötigte, um Sachverhalte zu erklären. Aber immer und ausnahmslos hatte diese Mitarbeiterin einen Punkt! Sie hat immer einen guten Grund gehabt, sich Gehör zu verschaffen. Gut, dass wir sie angehört haben, besonders in einem Projekt war es ihr zu verdanken, dass ein Projektteilbereich wieder auf Schiene gebracht werden konnte.
In einem anderen Projekt gab es einen Mitarbeiter, der sehr sehr häufig den Fokus auf die Dinge legte, die nicht funktionierten. Ganz nach dem Motto: Das hat nie funktioniert, das wird auch hier nicht funktionieren…! Natürlich tendiert man dann dazu, diese Aussagen zu überhören und zu ignorieren. Das wäre aber einmal ein großer Fehler gewesen. Er hatte recht. Es gab da wirklich ein Arbeitspaket im Projekt, das so nicht funktionieren konnte, wie man es vorgesehen hatte. Es sparte uns einiges an Kopfweh, Zeit und Kosten, dass wir auf den Kollegen hörten!
Ein andermal arbeitete ich mit einer Projektmitarbeiterin zusammen, die – für meinen Geschmack – zu „eng“ mit dem Kunden kommunizierte. Ich dachte mir oft, dass man da auch schneller vorgehen könnte und hatte schon vor, sie darauf aufmerksam zu machen. Gut war`s, dass ich sie agieren ließ. Es stellte sich heraus, dass ihre Empathie während einer Phase des Projekts sehr wertvoll war und sie die Kommunikationsbasis, die in Schieflage zu fallen drohte, wiederherstellen konnte.
Jeder einzelne im Team ist wertvoll. Jeder einzelne im Team will gute Arbeit leisten. Niemand erscheint zur Arbeit mit dem Vorsatz: „Heute gebe ich mal nicht mein Bestes“. Das muss man als Projektleiter unbedingt anerkennen und jeden einzelnen wertschätzen.
4 Gemeinsam
Völlig klar, da braucht man eigentlich gar nicht drüber reden. Nur im Team kann man gewinnen. Gemeinsam an etwas zu arbeiten, lässt Energie entstehen, die eine unglaubliche Macht hat. Mit einem Team, wo alle an einem Strang ziehen, alle einander respektieren, einander helfen und unterstützen, ist alles möglich.
Einzelkämpfer sind Fallen. Sicher, als Projektleiter ist das fein, wenn man jemanden hat, der wie ein Rennpferd agiert und alle Arbeiten schnell abwickelt. Aber im Grunde ist das kontraproduktiv. In Summe werden die Teamleistung und die Stimmung sinken. Wie schon oben geschrieben, jeder einzelne ist wichtig und jeder einzelne hat seinen Part. Daher kann ich nur vor Einzelkämpfern warnen. Sie sind zwar in der Regel fachlich top aber zerstören den Teamgeist und somit das ganze Gefüge.
Gemeinsam bedeutet aber auch, die Geschwindigkeit zu überblicken. Ist jeder im Boot, sind alle auf einer Linie? Oder gibt es Mitarbeiter, die wegziehen und das Team hinter sich lassen? Oder gibt es jemanden, der etwas nachhängt? Beides ist nicht gut und man tut gut daran, die gemeinsame Geschwindigkeit im Auge zu behalten. Jene etwas einzubremsen, die davon ziehen (Einzelkämpfer…?) und jene aufzubauen, die Unterstützung benötigen.
5 Zuhören
Lassen Sie die Leute reden! Und hören Sie zu! Ja, sicher, Sie sind der Chef, ist klar. Aber gerade deshalb sollten Sie sich hinten anstellen und Ihren Leuten die Bühne lassen – ich rede jetzt nicht von einer Krise, dann ist es genau andersherum, dann stehen Sie ganz vorne!
Was ich meine ist, hören Sie den Mitarbeitern zu. Die haben was zu sagen. Da kann man oft sehr gute Inputs hören, wenn man es zulässt. Und wenn Sie manchmal nicht ganz verstehen, was der Kollege da eigentlich sagen will, dann fragen Sie nach. Ich habe damit wirklich sehr wertvolle Erfahrungen gemacht und kann das nur sehr ans Herz legen!
6 Entscheiden!
Mitarbeiter wollen jemanden, der entscheidet. Projektleiter sein heißt auch, Entscheidungen zu treffen. Das gehört zur Rolle und besser falsch entscheiden als gar nicht. Rumeiern bringt nichts. Man muss als Chef den Mut haben, Entscheidungen zu treffen. Sicher gibt es keine Glaskugel, aber die hat ja sowieso keiner. Also, mit Sinn und Verstand eine Entscheidung treffen wenn es nötig ist, ist für mich definitiv ein Leadership Kriterium!
7 Fazit
Die Aufgabe des Projektleiters ist es, das vorgegebene Projekt mit den vorgegebenen Ressourcen positiv zu realisieren. Dies kann nur gemeinsam mit dem Team bewerkstelligt werden. Um die Mitarbeiter mitzureißen, haben sich für mich die oben angeführten Kriterien immer bewährt und daher teile ich meine Erfahrungen gerne!
Wenn ich Sie bei einem Projekt begleiten kann oder eines für Sie abwickeln kann, dann freue ich mich sehr, wenn Sie mich kontaktieren.
