Wie gehts erfolgreich? Meine wichtigsten Top Five Erfolgstipps aus allen meinen „Zeit-Projekten“!
Digitale Zeiterfassung ist in vielen Unternehmen gang und gäbe ABER da wo sie noch nicht umgesetzt ist, da hat es dann meistens einen guten Grund, warum man die Flexibilität und Individualität einer Lösung mit zB Excel nicht aufgeben will.
Um trotz – teilweise massivem – Gegenwind erfolgreich eine elektronische Zeiterfassung zu installieren, sodass diese dann auch von der Belegschaft effizient genutzt wird, gebe ich gern meine für mich wichtigsten Tipps weiter 👍
Die Rahmenbedingungen diesmal: Wieder einmal hatte ich den Auftrag, eine digitale Zeiterfassung zu implementieren. Diesmal in einem Schichtbetrieb, historisch gewachsen, Stundenlöhner, sehr hemdsärmelig.
I Es braucht Zeit, wirklich!
Man wird eine neue digitale Zeiterfassung nicht in vier Wochen umsetzen können. Punkt.
Hier darf das Unternehmen realistisch denken. Auch wenn man meint, dass das alles kein Problem sein kann – und ja – es ist „nur“ eine Datenerfassung und -Verarbeitung von Zeitimpulsen, trotzdem gibt es Faktoren wie Betriebsvereinbarungen, Analysen, Programmierung, Testphase, Anbindung der Abwesenheiten wie zB Urlaube, Kranktange, sowie die automatisierte Überleitung der Leistungsstunden und Zulagen für die Personalverrechnung und natürlich auch: der Mensch, das Team, die Belegschaft.
Hat man wirklich alles klar und transparent vor sich auf dem Tisch, dann sind drei Monate super schnell. Aber das ist wirklich nur in einem völlig idealen Setting – und, das ist ja genau der Punkt, Unternehmen, die jetzt eine elektronische Zeiterfassung implementieren wollen, sind in der Regel nicht so einfach aufgestellt, denn sonst hätten sie dies bereits im Einsatz. Und nicht zuletzt, die Auswahl der passenden Software und die nötigen freien Berater und Programmiertage müssen auch geplant werden 😉 Zusätzlich haben die mit dem Projekt betroffenen Mitarbeitenden reguläre Aufgaben, die natürlich weiterhin erledigt werden wollen und man muss erst mal Zeitpolster einbauen – oder sich einen Interim Manager ins Unternehmen holen, der genau weiß, was zu tun ist, die Erfahrung hat und daher Umsetzung und Projektmanagement optimal steuern kann.
II Verwirrungstaktik & Geduld!
Widerstand ist vorprogrammiert, besonders in Unternehmen, die bisher noch auf alternative und „flexible“ Methoden der Zeiterfassung setzen. Warum will man umstellen, da herrscht Unverständnis, es klappt doch auch so gut…Denn klar, ich brauche ja die Aufzeichnungen und nicht zuletzt für das Arbeitsinspektorat.
So, nun kann man als Unternehmen damit rechnen, dass die Manager die Entscheidung über die Neuerung mittragen, aber – auch hier sind Menschen, die mit Neuerungen und Veränderungen vielleicht nicht so schnell umgehen können oder wollen. Durch das daily business schon völlig verplant soll jetzt auch noch was Neues kommen „was eh keiner braucht“. Was passiert also? Interne Politics und Netzwerke werden genutzt und verzögern und verhindern Projekte. Da kann ich dann auch nur auf Punkt 1 verweisen: es braucht Zeit! Nicht wundern also, wenn auf einmal Gründe aufpoppen, warum es gar keinen Sinn macht, eine neue Zeiterfassung zu installieren. Gerne wird dann auch in der Fachsprache diskutiert, damit das Gegenüber erst recht versteht (oder eben nicht), dass das alles viel zu kompliziert ist und jetzt ein ganz ganz schlechter Zeitpunkt ist.
Was braucht es also? Verständnis, Geduld. Alles was neu ist, ist verbunden mit lernen, mit Veränderung des Gewohnten. Und das ist wie wir alle wissen: mühsam. Also, versucht der Mensch, mal ein bisschen Zeit zu schaffen, vielleicht geht der Kelch ja doch vorbei.
Dran bleiben und verstehen, was hier passiert!
III Leben & leben lassen – Gesicht wahren
Vor einigen Jahren las ich den Satz „Jedes Verhalten macht aus einem ganz bestimmten Blickwinkel oder in einem bestimmten Kontext Sinn“. Oft verstehen wir den anderen nicht oder sein Verhalten. Es ärgert uns, weil er nicht „mitzieht“. Aber jeder hat andere Ziele, andere Beweggründe. Und wenn wir verstehen, warum der Kollege nicht so agiert, wie wir das als Projektteam gerne hätten, dann ist es so wichtig, das Gesicht wahren zu lassen. Es bringt gar nichts, Druck auszuüben, sondern Verständnis zeigen. Vertraulich und einfühlsam die Gründe zu erforschen. Und dann Wege zu finden, wie man den Widerstand löst und jeder als Gewinner dastehen kann.
Vor kurzem veröffentlichte der Harvard Business Manager einen Artikel darüber, wie man als Unternehmen mit dem Betriebstrat umgeht. Natürlich treffen hier unterschiedliche Perspektiven aufeinander und natürlich hat jede Seite konträre Ziele. Nun bringt es aber nichts, nach stundenlangen Verhandlungen als Unternehmen – in dem Fall war es der HRler – zu tönen: „Wir haben es geschafft, der BR hat eingesehen, dass wir uns bei xy % Erhöhung einigen!“ Was passiert? Der Betriebsrat verliert sein Gesicht, denn die Belegschaft wird denken „ach der kann ja eh nix für uns erreichen“. Sinnvoller wäre doch eine Veröffentlichung ala: „Nach stundenlanger und sehr harter Verhandlung mit dem Betriebsrat haben sich beide Parteien auf yx% eingependelt.“ etc pp.
Meine Auftraggeberin, Head of HR des Unternehmens, wusste um diese Wahrheit, eine sehr kluge Frau, die tatsächlich nach langen und harten Verhandlungen endlich die Dinge umsetzen konnte und sinnvolle Betriebsvereinbarungen zustande brachte – zusammen mit einem Betriebsrat, der ihr und dem Projektteam sehr sehr lange die Stirn gezeigt hatte. Tipp topp!
IV Ist das wirklich praktikabel? Die Übersicht behalten!
Neben der ganzen genannten Softskills, hier ein für mich super wichtiger Aspekt: die Übersicht behalten und Ordnung reinbringen!
Einerseits geht es da um die Dokumentation der Entscheidungen, der Verläufe, Organisation von Meetings und regelmäßiges Updaten. Besonders dann, wenn wie oben – Verwirrungstaktik – verwendet wird.
Aber auch: ganz klare neue Lösungswege erarbeiten, die im zukünftigen Handling einfacher und nachvollziehbarer sind. Welche Showstopper werden hervorgeholt, wie kann die Lösung dazu aussehen? Welche alten Praktiken kann man nun im Zuge der Neuerung überdenken und neu aufsetzen? Will man an alten – ehemals sinnvollen – Prozessen festhalten oder hat man den Mut, ganz andere Wege zu gehen? Neue Projekte führen zu neuen Prozessen und erlauben es, Dinge und Abläufe zu vereinfachen, zu vereinheitlichen und anzupassen. Mut haben, Neues zu machen!
V Reden, einbinden, reden, einbinden, reden, einbinden – sagte ich schon: reden, einbinden?
Tausendmal gehört, tausendmal gemacht und trotzdem haben es noch nicht alle mitbekommen, oder? 😀 Es ist immer wieder beeindruckend, wie oft man über Neuerungen sprechen muss, damit sie wirklich auch beim kleinsten Rädchen ankommen.
Ich habe die super positive Erfahrung gemacht, dass es hilft, wenn nicht nur das Projektteam immer auf dem Laufenden gehalten wird – aber bitte kurz und knapp, denn keiner mag ellenlange Mails lesen…! – sondern auch die End-User. Ich mache das bei fast allen meinen Projekten und es ist immer wieder ein Erfolg, weil die Leute eingebunden sind und langsam in das Neue hineinwachsen.
Konkret haben wir jede Woche ein paar kurze Infos rausgeschickt, die an die Belegschaft gerichtet waren. Zuerst waren die Infos natürlich noch „sehr weit weg“, man nutzte ja noch das bisherige System. Aber mit jeder Woche wurde die neue Zeiterfassung konkreter und die Leute gewöhnten sich an die kurzen, klaren Updates. Es entstand sogar ein bisschen Neugier: Welches Wochen-Zeitmodell hab ich, wann kann ich buchen, stimmen meine Stunden und meine Zuschläge,… So wie wir die Parameter programmieren ließen, sahen die Arbeiter auch immer gleich das Ergebnis. Top Erfahrung. Und ein weiterer schöner Vorteil: die Dezentralen Zeitbeauftragten und die Führungskräfte wuchsen auch peau a peau in das Thema hinein anstelle eines big-bangs. Bei den vollen Terminkalendern eine schöne und geschmeidige Art, etwas Neues zu lernen 🙂
Ich freue mich, wenn meine Erfahrung Ihnen bei Ihren Projekten nutzt – kontaktieren Sie mich gern, wenn ich weiter helfen kann!
